傳真機近些年使用的不多了，但是我們依然要講解一下，有不少人不知道傳真機的正確用法，那么傳真時要注意什么呢?今天就讓我來為大家講解一下。

　　1、傳真前要提前打電話通知對方。因為很多單位是大家共用一臺傳真機， 你不通知到位的話，你的信件就可能會落在別人的手里或因別人不知道是誰的信件而被丟人垃圾箱。未經事先許可，不應傳送太長的文件或保密性強的材料。如果接收入需要原件備案，諸如一些需要主管人員親筆簽字的材料，如合同等，則應在傳真后將原件用商業信函的方式寄送。

　　2、傳真時分清楚使用的是自動模式還是手動模式。手動方式需接聽傳真電話的人給你傳真開始的信號，在聽到嘀嘀的長音后再開始傳真文檔。自動方式不需對方人工操作，在撥通傳真電話后，在幾聲正常電話回音之后，就會自動出現嘀嘀的長音，此后就可以開始傳真文檔。

　　3、正式的傳真必須有封面，發急件時應在封面頁注明，封面上注明傳送者與接收者雙方的公司名稱、人員姓名、日期、總頁數等，如此接收者可以 一目了然。如果不是非常正式者，也必須以3 -1、3 -2、3-3等方式，讓接收者一看就知道傳真總共有3頁，如果其中某一張不清楚或是未收到時，則可以請對方再將此頁傳一次。

　　打印機發傳真是將打印機與電話結合構成的一種新型電話，傳真電話利用電話線路作傳真信號的傳輸通路，撥通對方電話號碼就接通了傳真設備，把要傳遞的文件和圖片等資料存入信口，對方就能得到傳真副本?？梢越鉀Q遠距離傳輸的問題，但副本的效果不是很好，如果條件允許的話就直接發電子版的，讓對方受到后就可以打印出來。